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Cuando trabajas en temas de Internet, te surgen ciertas necesidades avanzadas a la hora de trabajar y muchas veces el hacerlo on line es la mejor forma, lo que se ha conocido por llamar cloud computing, sobretodo si trabajas a distancia y con varias personas como es mi caso, necesitas compartir muchos documentos, trabajar con ellos simultáneamente, a veces has de poder publicarlos o mantenerlos privados, etc.
Una de las soluciones que empecé usando para AdLemons hace como un año, fue los gestores de proyectos colaborativos on line, estos gestores permiten crear proyectos, a los cuales les asignas personas, de esas personas puedes diferenciar entre usuarios o clientes, de modo que limitas sus permisos según cada caso. Además permiten en cada proyecto definir hitos a los que para llegar y crear y asociar listas de tareas, cada una de las cuales asociamos en el calendario a una fecha, permitiéndonos marcar cada una como finalizada.
Podemos asignar dichas tareas a cada usuario y según el gestor que usemos, nos permite que reporten incluso las horas realizadas por tarea. Del mismo modo, permiten una comunicación fluida entre miembros, mediante mensajes que al colgarlos en el gestor en un especie de hilo de foro interno, pueden ser también enviados a sus destinatarios.
Una de las cosas más útiles de estos gestores, es el permitir colgar asociados a cada proyectos, documentos para asà poder acceder a ellos. Algunos son:
BaseCamp: De la conocidÃsima empresa 37Signals, el más conocido sistema de este tipo y no se si el primero, una herramienta realmente útil para trabajar colaborativamente por Internet.
Como ventajas, destacarÃa la capacidad de mensajerÃa vÃa mail y la sencillez de uso incluso con funciones drag and drop muy visual, además de su WriteBoard, que es una especie de wiki con control de versiones. O su uso de formatos estándares para el poder exportar el calendario o las tarjetas de los contactos.
Como desventajas, que es prestado como servicio de pago desde $24/mes a $149/mes, aunque tiene una versión gratuita potente para empezar a usarlo que te permite un solo un proyecto, pero siempre trabajando en servidores ajenos.
Otras aplicaciones on line de la misma firma son TaDaList ( solo el gestor de tareas de BaseCamp), CampFire (el chat de BaseCamp de forma independiente), Backpack (un organizador de comunicación interna), WriteBoard (el wiki privado con control de versiones de BaseCamp en solitario), Highrise (Un CRM realmente útil).
ActiveCollab: Estéticamente es el más atractivo de todos, usa iconos y un diseño llamativo y ello parece que ayuda visualmente al manejo. Es de pago desde de $199 a $399 por licencia, y su versión de prueba es de tan solo 7 dÃas, y con un 90% de las funcionalidades, quitando básicamente algunas funciones de administrador. Al adquirir cualquiera de las opciones tienes el código 100% completo, para instalarlo en tu servidor tantas veces como quieras.
Como desventajas que en la versión “barata” no dispone de calendario, que me parece básico.
Como ventajas que puedes exportar los proyectos, el uso de tickets muy útil en soporte y que tiene una API para interactuar con ella, y traducción al español.
Project2manage: Gestor instalado en servidor ajeno y gratuito a cambio de algo de publicidad, como podéis ver en la imagen.
Como ventaja es que es de fácil uso también e incluye lo mismo y gratis, no tiene tantos efectos y demás, pero funcionalmente tiene lo mismo prácticamente. Es el más sencillo de todos para empezar a usarlo, por no necesitar ni de instalación ni de desembolso económico, tan solo nos hemos de dar de alta la cuenta y usarlo.
Como desventaja decir que a pesar de que nos deja de poner el logo y demás, mantiene siempre la publicidad y el nombre y trabaja desde una subcarpeta, asà que hasta que no saquen una versión sin esas pegas, no lo veo demasiado indicado para un uso profesional, más bien de forma interna en pequeños proyectos.
Collabtive: La diferencia con los anteriores, básicamente es que a pesar de que tengan detalles muy buenos, los tres son Saas. En cambio con Collabtive, al ser open source puedes disponer de tu gestor en servidor propio, no teniendo que pagar nada ni que ver publicidad, y para los más desconfiados un total control sobre tu información.
Como ventajas es que al ser Open Sourse lo podemos manipular por completo a nuestro antojo mejorándolo o personalizandolo totalmente, está en español, usa librerÃas como los demás. Es muy claro y limpio.
Como desventajas has de saber instalar un CMS porque es igual, pero entiendo que pueda ser una barrera de entrada para perfiles menos expertos. Para ese caso tienen servicios tanto de instalación en tus servidores, como de personalización del look and feel y soporte, que es en lo que basan su modelo de negocio.
A pesar de que cuenta con sistema de comunicación vÃa mail, no he conseguido configurarlo y hacerlo funcionar, lo que no significa que no funcione.
Existe uno echo con el Akelos Framework, que yo mismo he podido usar y muy similar a BaseCamp, pero que aún no está lanzado, por lo que no lo incluiré.Y alguno más que seguro que me dejo, si conocéis de alguno más, agradecerÃa vuestra ayuda para completar el listado.Para el siguiente post de “Soluciones para trabajar on line“, hablaremos de las soluciones ofimáticas on line.
